Ciekawe

Organizacja konferencji firmowej – o czym pamiętać?

Coraz więcej firm decyduje się na organizowanie corocznych czy półrocznych konferencji, na które zapraszani są kontrahenci, potencjalni klienci czy osoby związane z marką. Takie przedsięwzięcia wymagają odpowiedniego planowania. Istotne jest, aby wszystkie formalności zostały załatwione – najczęściej zadanie to powierza się pracownikom działów marketingu czy PR. Jak przebiega organizacja?

Odpowiednie miejsce na konferencję

Jednym z najważniejszych zagadnień jest znalezienie lokalu, który zdoła pomieścić zaproszoną ilość gości. Dodatkowo musimy również pamiętać o tym, że lokal musi zapewniać gościom komfort, być elegancki, dopasowany do okazji. Obecnie najlepszym rozwiązaniem jest szukanie sal konferencyjnych w hotelach. Jedną z ciekawych propozycji daje firmom Hotel Windsor pod Warszawą – miejsce to jest nie tylko pięknie położone, ale i zapewnia wszelkie wygody, łącznie z cateringiem czy możliwością wynajęcia obsługi konferencji.

Sala konferencyjna powinna być odpowiednio przeszklona i oświetlona, aby bez względu na porę dnia i pogodę można było w komfortowych warunkach prowadzić wykłady. Standardem jest również zapewnienie rzutnika, elektrycznie zasuwanych rolet, mównicy. Ważne są oczywiście także miejsca siedzące – fotele powinny być wygodne, wyprofilowane.

Catering, gorące napoje

Podczas wielogodzinnej konferencji konieczne jest zapewnienie gościom chociażby gorących napojów, takich jak herbata czy kawa. Zazwyczaj managerowie Sali oferują stworzenie niewielkiego kącika samoobsługowego lub też punktu z pracownikiem podającym napoje. Dobrym rozwiązaniem może być także zamówienie zimnych płyt, z których każdy uczestnik samodzielnie może nabierać na talerzyk.

Materiały reklamowe, foldery

Zadaniem pracowników marketingu jest także przygotowanie odpowiedniej ilości folderów i ulotek firmowych. Takie materiały najlepiej wkładać do osobnych teczek, również opatrzonych logo firmy.

 

Previous post

Czy możliwe jest szukanie oszczędności podczas organizacji wesela?

Next post

Tatry wiosną – czy warto?